Capacitación: mejorando la gestión administrativa a través de modernas herramientas tecnológicas

Las Estaciones de servicios son negocios que acumulan gran cantidad de información. Por ellas pasan miles de clientes durante el transcurso de la jornada y cada uno de ellos consume un producto que poseen un historial, stock, precios de compra y venta que son incorporados a un ticket o factura y son cargados en libros contables.

Semejante cantidad de registros son imposibles de almacenar si no se cuenta con un sistema informático capaz de administrarlo en forma correcta. En la actualidad existen programas o software a medida de las necesidades del negocio y entre ellos algunos especialmente adaptado al desenvolvimiento administrativo de las Estaciones de servicio.

Un completo sistema de gestión deberá poseer un sistema de ventas, compras, estadísticas, bancos y control de surtidores y tanques. En lo que a ventas se refiere, deberá contar con todo lo concerniente a los productos expendidos, forma de venta, archivos de cuentas corrientes, cuentas contables, libros de IVA, etc. No se deberá olvidar que los principales productos que se comercializan tales como las combustibles y los cigarrillos cuentan con una compleja composición en la formación de sus precios, la que incluyen impuestos internos, por lo que este es un punto fundamental a tener en cuenta en la elección de un sistema específico.

Las mismas características deberá poseer el subsistema de compras, el que deberá incluir capacidad de información en cuanto a proveedores, además de registrar facturas, el historial de los mismos y resúmenes de cuentas que detallen el desempeño de estos.

Las medidas de la capacidad de los tanques también podrán ser controladas por estos sistemas, ya que por medio de sensores incorporados a ellos, proveerán la información deseada al momento de solicitarlo, además de información específica tal como estanqueidad y niveles de agua , información la que será de incalculable valor a la hora de prevenir accidentes.

Actualmente existen en el mercado sistemas de gestión con interfase basada en Web. Esto quiere decir que la administración y operación se realiza en forma local o remota por un web browser, abriendo un sinfín de posibilidades de control y administración por Internet. A través de una sencilla configuración el expendedor podrá obtener el control remoto de su estación de servicio, en cualquier lugar del planeta con conexión a la red y con la mayor seguridad. De esta forma accederá a la consola de playa que le permitirá visualizar los despachos realizados en los surtidores, el monitoreo de las ventas y el registro de los tickets de otros productos asociados.