Pagos electrónicos en Estaciones de Servicio: cómo funciona el circuito desde el POS hasta la acreditación bancaria

La expansión de los pagos electrónicos transformó profundamente la operatoria cotidiana de las Estaciones de Servicio. Lo que para el cliente representa una transacción que dura apenas unos segundos —acercar una tarjeta o escanear un código QR— en realidad activa un circuito operativo complejo que involucra bancos, procesadores de pago, sistemas de validación y plataformas de control financiero.

Detrás de cada carga de combustible abonada con medios electrónicos existe una cadena de procesos que comienza en el surtidor o en la tienda y finaliza recién cuando el dinero se acredita en la cuenta bancaria del operador. En ese recorrido intervienen distintos actores del sistema financiero y tecnológico, lo que explica por qué el control de esas operaciones se convirtió en un aspecto cada vez más relevante para la administración del negocio.

Cómo las Estaciones de Servicio pueden recuperar el control de sus ventas con tarjetas y ahorrar cientos de horas de trabajo

Con el aumento de medios de pago y billeteras virtuales, la conciliación de operaciones se volvió un desafío crítico para el sector, donde más del 50 por ciento aún no cuentan con herramientas automatizadas para realizar este trabajo.

Ver mas

Alan Swoboda, CEO y cofundador de DATAPOS, explica que el circuito operativo de una venta con tarjeta comienza en el punto de venta, cuando el cliente decide pagar con débito, crédito o billetera digital. En ese momento, el terminal POS inicia la primera etapa del proceso: la autorización.

“El POS valida en cuestión de segundos con el banco del cliente si existe saldo disponible o límite suficiente para concretar la operación”, detalla Swoboda en diálogo con Surtidores. Si la validación es positiva, el sistema aprueba la transacción y se emite el ticket correspondiente.

En ese instante la venta queda registrada en el sistema del comercio, pero el dinero todavía no ingresó al circuito de cobro. Para que la operación pueda ser liquidada, es necesario realizar un paso clave dentro del proceso operativo: el cierre de lote.

Este procedimiento suele realizarse al final de la jornada comercial y consiste en enviar al procesador de pagos todas las transacciones que se registraron durante el día. “Sin cierre de lote, la venta queda aprobada en el POS pero no se envía al procesador, por lo que el comercio nunca llega a cobrarla”, advierte el ejecutivo.

Una vez transmitido el lote, comienza la etapa de procesamiento. En este punto intervienen los adquirentes o procesadores de pago —como las plataformas que operan las redes de tarjetas— que se encargan de consolidar las operaciones y aplicar los aranceles e impuestos correspondientes.

Recién después se genera la liquidación final y el monto neto se transfiere a la cuenta bancaria del comercio. Sin embargo, los plazos de acreditación dependen del medio de pago utilizado.

Dónde invertir hoy para mejorar la rentabilidad de la Estación de Servicio

Llega un nuevo webinar para conocer soluciones tecnológicas y operativas que están transformando la experiencia del cliente. Proveedores líderes presentarán herramientas concretas para optimizar servicios, automatizar procesos y mejorar la percepción del negocio.

Ver mas

En el caso de las tarjetas de débito, la validación se realiza en el momento verificando el saldo disponible en la cuenta del cliente. Este medio de pago suele tener uno de los aranceles más bajos del sistema, cercano al 0,8 por ciento más IVA, y el dinero se acredita normalmente entre 24 y 48 horas después de realizada la operación.

Las tarjetas de crédito siguen una lógica similar en la etapa de autorización, ya que el sistema valida el límite disponible del usuario. No obstante, el plazo de acreditación es considerablemente mayor. En las operaciones en un solo pago, el comercio suele recibir el dinero entre ocho y dieciocho días hábiles después de realizada la transacción, con aranceles que rondan el 1,8 por ciento más IVA.

Por su parte, los pagos mediante billeteras digitales o códigos QR incorporaron nuevas dinámicas al sistema. En estos casos la validación también es inmediata, pero las comisiones y los tiempos de acreditación varían según el mecanismo utilizado. Cuando la operación se realiza a través de transferencias interoperables, las comisiones pueden comenzar en torno al 0,8 por ciento y la acreditación puede concretarse de forma inmediata o dentro de las 48 horas.

Más allá de la rapidez del proceso para el cliente, la operatoria diaria de las Estaciones de Servicio presenta varios puntos donde pueden surgir errores o inconsistencias entre lo vendido y lo efectivamente acreditado.

Según explica Swoboda, uno de los problemas más frecuentes es el olvido del cierre de lote. En ese caso la venta aparece aprobada en el POS, pero nunca llega al sistema de liquidación. También pueden producirse errores de carga en el terminal, cobros duplicados o diferencias provocadas por los descuentos de aranceles e impuestos aplicados por las entidades financieras.

A esto se suman los contracargos, que se generan cuando un cliente desconoce una compra o cuando los sistemas de control detectan una posible operación fraudulenta. En esos casos, la entidad emisora puede revertir la transacción, afectando los ingresos del comercio.

Además, existe un desfase temporal natural entre la venta y la acreditación del dinero en la cuenta bancaria. Ese lapso obliga a las Estaciones de Servicio a realizar un seguimiento permanente de sus operaciones para evitar pérdidas o detectar inconsistencias.

En este punto cobra relevancia el proceso de conciliación diaria, que consiste en comparar las ventas registradas en la estación con los reportes de los procesadores de pago y los extractos bancarios.

“El control implica contrastar los tickets del surtidor o del POS con los reportes de los adquirentes y las acreditaciones bancarias efectivas”, explica Swoboda. En muchas Estaciones de Servicio, sin embargo, este procedimiento todavía se realiza de forma manual o con planillas de cálculo, lo que puede demorar varios días la detección de diferencias.

Frente a esta problemática, DATAPOS desarrolló una plataforma tecnológica orientada a automatizar la conciliación de pagos electrónicos en Estaciones de Servicio. El sistema centraliza información proveniente de procesadores de pago, liquidaciones, contracargos, comisiones e impuestos, y la cruza automáticamente con las ventas registradas por el comercio.

“Lo que hace DATAPOS es unificar todas las fuentes de información y detectar de manera automática si hay ventas que no se liquidaron, diferencias de montos o demoras en las acreditaciones”, señala Swoboda.

La plataforma también permite monitorear en tiempo real el estado de cada transacción y generar alertas cuando aparece alguna inconsistencia. De esta manera, el operador puede identificar rápidamente operaciones no cobradas o descuentos indebidos.

Las comisiones de las tarjetas se llevan hasta el 22 por ciento del ingreso real de las Estaciones de Servicio

Expendedores advierten que el costo financiero, calculado sobre el total del precio del combustible, impacta de lleno sobre márgenes y pone en jaque la sustentabilidad del sector.

Ver mas

Además, el sistema incorpora tableros de control financieros que muestran de forma clara los montos netos acreditados, las comisiones aplicadas por cada medio de pago y los impuestos descontados por el sistema financiero.

Según el CEO de DATAPOS, el objetivo es simplificar uno de los procesos administrativos más complejos del negocio de las Estaciones de Servicio. “La conciliación automática diaria entre ventas y liquidaciones es la forma más efectiva de evitar pérdidas y dejar atrás el chequeo manual que consume tiempo y recursos humanos”, afirma.

Para Swoboda, contar con sistemas que permitan seguir el recorrido de cada venta desde el surtidor hasta la acreditación bancaria ya no es solo una mejora operativa, sino una necesidad para sostener la eficiencia económica del negocio.