¿Cómo ahorrar tiempo y dinero en los procesos administrativos de la Estación de Servicio?

La digitalización de recibos en la administración de Estaciones de Servicio es un proceso crucial en la modernización y eficiencia de estas operaciones. Sin embargo, aún muchos estacioneros se rehúsan a utilizar estas herramientas.

Carlos Bejarano, gerente comercial de Encode, empresa prestadora de servicios de certificación digital para el reconocimiento e identificación electrónica, señala que esto es debido a falta de conocimiento sobre el alcance y las oportunidades que ofrece esta tecnología.

Firma digital: la herramienta de las Estaciones de Servicio para validar documentos evitando el uso del papel

Una solución que facilita todas las operaciones administrativas, involucrando a diversas áreas de una compañía como: recursos humanos, legales, compras, comerciales, aportando: seguridad, transparencia, agilidad y trazabilidad. ¿Qué hace falta para implementarla?.

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Además de mejorar la eficiencia operativa, la digitalización de recibos y documentos ofrece ventajas en términos de sustentabilidad y ahorro de espacio.

En diálogo con surtidores.com.ar, el ejecutivo subraya que entre los beneficios, se incluye la reducción en la necesidad de espacio físico para el almacenamiento de archivos en papel, así como el tiempo dedicado a su organización y búsqueda.

“Esta eficiencia se traduce en una mayor productividad y ahorro en costos de operación y administración para las Estaciones de Servicio”, advierte.

Entre las principales áreas que se pueden ver optimizadas por este servicio se encuentran: recursos humanos, contabilidad, compras a proveedores y aspectos legales, ya que la firma digital no solo agiliza los procesos administrativos, sino que también garantiza la validez legal de los documentos electrónicos, por lo cual, CEOs, directores y presidentes también agradecerán esta tecnología.

LOGRAR LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL

El primer paso hacia la digitalización es la obtención de la firma digital, un proceso fundamental para garantizar la autenticidad y seguridad de los documentos electrónicos.

Bejarano señala que con algunas banderas se establecen convenios para solicitar la firma digital, y se llevan a cabo visitas a domicilio o citas en oficinas para facilitar este trámite a los operadores de Estaciones de Servicio.

Una vez obtenida, se inicia la digitalización de los documentos en papel. Es importante mantener un orden cronológico en la implementación del sistema, comenzando por la firma de los documentos existentes en formato físico.

Estos documentos se procesan de manera segura para luego ser firmados digitalmente en la plataforma, lo que facilita su almacenamiento y gestión posterior.

Por su parte, el gerente comercial de Encode, comparte que desde la empresa ofrecen una herramienta que facilita la gestión de la documentación laboral permitiendo una interacción eficiente entre empleadores y empleados.

Cada vez más Estaciones de Servicio YPF adoptan la firma digital

El mecanismo que garantiza la autoría e integridad de los documentos digitales que se firmen bajo esa modalidad, crece en la preferencia de los operadores.

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De esta manera cada involucrado ingresa desde cualquier dispositivo a través de un link y firma los documentos, autorizaciones, notificaciones y certificados, desde cualquier lugar del mundo con conexión a internet.

Esta capacidad no solo agiliza los procesos, sino que también ofrece una trazabilidad esencial para la operación diaria de las Estaciones de Servicio, además de establecer un canal de comunicación efectivo con los empleados, facilitando un seguimiento preciso de cada acto administrativo del departamento de recursos humanos, simplificando considerablemente esas obligaciones como solicitudes de licencias, uniformes, liquidación de sueldos, entre tantas otras que son parte de la cotidianidad.