Una de cada cuatro visitas a la Estación de Servicio no termina en una compra

Una cámara puede detectar que un vehículo espera demasiado, el sistema de facturación puede advertir que la venta de lubricantes se alejó de la meta, pero si nadie recibe una instrucción, actúa y deja registro de lo realizado, la Estación de Servicio solamente habrá acumulado información inútil.

Ese es el salto cualitativo del que coaches y asesores hablan y que esperan que hagan los operadores en la administración de su negocio. Ya no se trata únicamente de observar lo que sucede o reunir indicadores, sino de ordenar la información, definir qué acción corresponde ante cada desvío y comprobar si el equipo efectivamente la llevó adelante.

Sobre esa necesidad trabaja StoreHub, una empresa que comenzó aplicando tecnología sobre las cámaras existentes y ahora avanza en la integración de su plataforma con DEBO, CALDEN OIL y otros sistemas utilizados por los operadores. La ampliación permite incorporar datos de ventas, facturación y cumplimiento de objetivos a la información obtenida mediante imágenes.

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Desde StoreHub sostienen que las demoras, las oportunidades comerciales desaprovechadas y la falta de monitoreo en tiempo real generan pérdidas silenciosas que afectan el desempeño del negocio.

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“El valor de StoreHub es ser una plataforma de gestión”, explicó Sabrina Bertolo, responsable de la firma. La definición marca una diferencia respecto de las herramientas que se limitan a ofrecer tableros con números, gráficos o registros para consultar posteriormente.

El proceso puede comenzar con una detección realizada por una cámara o con un desvío observado en los sistemas de facturación. A partir de allí, la plataforma genera una tarea, la dirige al responsable correspondiente y conserva el seguimiento de la intervención para comprobar si fue realizada.

La diferencia parece menor, pero modifica el indicador que debe mirar el operador. Ya no alcanza con saber cuántas alertas se produjeron. También importa conocer cuántas fueron gestionadas, quién recibió cada una, cuánto demoró la respuesta y qué ocurrió después.

En una Estación de Servicio conviven datos provenientes de múltiples sectores. Se registran litros, tickets y productos vendidos. Se observan vehículos, filas, tiempos de permanencia y movimientos dentro de la tienda. A su vez, los responsables establecen metas comerciales para cada mes, sector o colaborador.

El problema aparece cuando cada información permanece dentro de su propio circuito. El operador puede conocer cuánto facturó, pero no necesariamente cuántas personas ingresaron sin comprar. También puede recibir una alerta por una oportunidad comercial, aunque eso no significa que alguien haya intervenido para aprovecharla.

“El paso uno es tener la información ordenada”, resumió Bertolo en diálogo con Surtidores. Esto implica reunir los datos, pero también establecer períodos comparables, determinar su procedencia y saber hasta qué fecha se encuentran actualizados.

Un tablero compartido por la empresa permite observar la importancia de ese orden. En uno de los casos analizados se registraron 1.888 tickets frente a 2.492 visitas durante los ocho días en que estuvieron disponibles simultáneamente los datos de las cámaras y las ventas. De esa relación surge una tasa de conversión del 75,8 por ciento.

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El indicador permite saber que aproximadamente una de cada cuatro visitas no terminó en una compra. Sin embargo, por sí solo no explica las razones. Para que esa diferencia sea útil, el operador debe analizar horarios, composición de los equipos, tiempos de atención, disponibilidad de productos y otras situaciones ocurridas durante esas jornadas.

La consistencia temporal también resulta determinante. En el mismo tablero, la plataforma advierte que las cámaras habían registrado once días, mientras que la información comercial disponible cubría ocho. Comparar ambos universos sin esa aclaración habría producido un resultado distorsionado.

De esta manera, para Bertolo, “el paso dos es cómo gestionar el dato”. Es en ese punto donde la información deja de funcionar como una fotografía de lo ocurrido y comienza a incorporarse al trabajo cotidiano.

DEL REGISTRO A LA ACCIÓN: CASOS

En uno de los registros presentados, las cámaras contabilizaron 5.698 vehículos y generaron 346 alertas. Solo 32 figuraban como gestionadas, lo que determinó una tasa de respuesta del 9,2 por ciento. El número no describe solamente lo sucedido en la playa: también expone la distancia existente entre detectar una situación y lograr que el equipo intervenga.

La misma lógica puede aplicarse a los objetivos comerciales. Si la relación entre lubricantes y combustibles se ubica en 0,29 por ciento frente a una meta del 0,30, el sistema puede mostrar que el cumplimiento llegó al 97 por ciento. Así, el encargado no recibe únicamente un porcentaje, sino una referencia concreta sobre qué falta para alcanzar el resultado esperado.

En el caso de los combustibles, la herramienta también calcula el esfuerzo pendiente. Uno de los ejemplos analizados indicaba que restaban vender 472.321 litros para completar la meta mensual. Distribuidos entre los 23 días restantes, representaban 20.536 litros diarios.

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Un software que se instala sobre el sistema de seguridad existente permite detectar en tiempo real filas, demoras y oportunidades comerciales. En una estación con más de 300 autos diarios, las alertas por vehículos demorados se redujeron de 35 a 18 por día.

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Esta lectura permite intervenir antes del cierre, cuando todavía existe margen para revisar turnos, objetivos, acciones comerciales o desempeño por producto.

El sistema también puede discriminar el rendimiento por playero, cantidad de despachos, tickets de lubricantes y tasas de conversión. Su aprovechamiento, sin embargo, depende de que la Estación establezca criterios claros y utilice la información para acompañar al personal, distribuir tareas y corregir procesos.

StoreHub busca posicionarse en ese tramo que une la detección con la ejecución. La incorporación de nuevas integraciones amplía el alcance original de la herramienta. La información ya no proviene únicamente de lo que sucede físicamente frente a una cámara, sino también de los resultados que quedan registrados en los sistemas utilizados todos los días por la Estación de Servicio.

“El resultado esperado no es sumar otra pantalla para consultar, sino que el operador pueda reconstruir el recorrido completo de cada situación y cuál fue su efecto. Porque entre conocer un problema y resolverlo existe un proceso que también necesita ser gestionado”, concluyó Bertolo.