El año 2020 se avizora como muy difícil y complicado para el sector de las Estaciones de Servicio, motivado por la crisis económica por la que está atravesando nuestro el país, los elevados niveles de inflación y de presión impositiva que impactan directamente en sus costos y la decisión del gobierno de “congelar” los precios de los combustibles poniéndole con ello un tope a los ingresos que generan las expendedoras.
Fruto de la caída en ventas y de la perdida general de rentabilidad del sector muchos economistas y expertos prevén un 2020 aún más difícil que el pasado 2019 y bajo este panorama, la pregunta que muchos dueños de Estaciones de Servicio me hacen es ¿cómo hacer, en este contexto, para potenciar los resultados del negocio?
La respuesta a este interrogante se encuentra en tres simple recetas, que bien entendidas e implementadas, permitirán a los operadores encontrarle la vuelta a la situación y los ayudarán a potenciar el resultado de sus negocios y “surfear” el año lo mejor posible.
Estas recetas surgen de la experiencia de ActionCOACH a lo largo de más de 25 años en su relación con PYMES del todo el mundo y de las experiencias cosechadas en mis 25 años de carrera profesional en el ámbito de las Estaciones de Servicio de Argentina y la región. Son recetas muy simples que bien aplicadas liberaran una potente sinergia positiva.
La primera receta es implemente aprender a “Controlar las variables claves del negocio”. Esto es, invertir tiempo y dedicación en conocer los números más importantes del negocio para así poder gestionar y medir correctamente la salud económica del mismo. Más allá de conocer cuántos litros de combustibles o lubricantes estoy vendiendo por turno, por día, por semana o por mes, controlar las variables claves significa medir si bajaron o subieron las ventas a cobrar, si se generaron nuevos clientes, si el nivel de gastos bajó o subió, si el negocio está más cerca o más lejos de su punto de equilibrio, si estoy generando resultados positivos o simplemente comiéndome la utilidad generada en el pasado.
Siempre, y aún más en tiempos de crisis, es clave saber leer correctamente los números del negocio, anticipar los resultados del mes y proyectar el impacto económico de las decisiones a tomar. Un buen reporte de gestión que muestre con claridad que resultados estamos teniendo, cuanto stock tenemos, cual es el nivel y el perfil de las ventas por cobrar, y cuál es el punto de equilibrio operativo de la estación y que resultados operativos estamos teniendo es la mejor herramienta podemos tener para detectar oportunidades de mejora en estos tiempos de crisis y para evaluar correctamente la situación del negocio. Lo que no se mide no se puede gestionar.
La segunda receta, es fortalecer la caja, lo que significa dar respuesta a los siguientes interrogantes: ¿Cuál es el flujo de caja con que cuento actualmente? ¿Estoy generando ingresos genuinamente o estoy comiéndome las reservas del negocio? ¿Me conviene vender en cuenta corriente a 30 o 45 días? ¿Cuánto dinero genero por semana y cuanto tengo en la calle?
Fortalecer la caja implica saber con claridad cuánto dinero estoy generando y cuanto está ingresando al negocio; y si ese flujo de dinero es superior a los gastos que tengo que afrontar. Muchas veces nos tentamos a vender en cuenta corriente o a plazos superiores a los 30 días, pero no evaluamos en detalle los costos que dicha financiación tiene para la salud del negocio y la rentabilidad final de dicha operación. ¿Qué pasa si vendemos un volumen importante de Gas Oil a 60 días en un contexto de alta inflación, elevadas tazas bancarias y donde se prevé aumentos en el precio de los combustibles por sobre el 5 por ciento? Lo más seguro es que dicha venta no sea rentable y cuando cobremos lo vendido no alcancemos a reponer el 100 por ciento del producto entregado.
En todo negocio es fundamental poder controlar y fortalecer la posición de caja, y más aún en el contexto actual de congelamiento de precios y de atraso en el valor en el precio de los combustibles. Más temprano que tarde los precios de los combustibles volverán a subir y por lo tanto reducir al mínimo los plazos de cobro y el peso de las cuentas corrientes es una actividad de suma importancia y relevancia. Tener dinero en la calle sin saber cuándo y cómo se cobrará es de alto riesgo, y por lo tanto hay que poner foco en reducirlo.
Otra acción recomendada es reducir gastos y controlar al detalle en que se va el dinero generado por la empresa. La situación actual no da para realizar gastos superfluos o para seguir absorbiendo gastos fijos innecesarios. Hoy más que nunca, hay que minimizar cargos fijos, eliminar las acciones que no aportan valor al negocio y buscar sistemáticamente reducir las ineficiencias operativas. Bajo el actual contexto que vive el sector y que atraviesa el país, hay que controlar muy bien los gastos del negocio y medir la eficiencia de cada una de las áreas y procesos del negocio. En tiempos de crisis, hay que poner al negocio a “dieta”; eligiendo muy bien en que gastar y donde invertir los recursos disponibles.
Por último, para fortalecer la caja del negocio, hay que aprender a comprar profesionalmente, evaluando en detalle las necesidades del negocio y su capacidad de generar ingresos. Definir lotes óptimos de compras que minimicen costos logísticos y de stocks, conocer en detalle qué productos son los que rotan y cuáles no, y evaluar muy bien e impacto que tienen los descuentos que ofrecen los proveedores por adelantar compras versus el costo que tiene inmovilidad dichos fondos es fundamental.
En tiempos de crisis, fortalecer la caja es asegurarse tener la capacidad financiera para sobrellevar la situación y aprovechar las oportunidades que se presenten. Siempre es mejor realizar un ajuste proactivo de los gastos y condiciones comerciales del negocio, que hacerlo cuando no queda más remedio y no hay otra opción.
La última receta es la más importante de todas, “ejercer el rol de dueños”. Significa hacernos cargo de la responsabilidad que tenemos como dueños de empresa y que no son delegables a ningún gerente ni empleado. Responsabilidades que tienen que ver con la rentabilidad de corto, mediano y largo plazo de la empresa y con su sustentabilidad en el tiempo.
Como vengo mencionando en cada una de mis notas para surtidores.com.ar; el principal objetivo de los dueños de Estaciones de Servicio es poder desarrollar un negocio sólido, rentable y sustentable en el tiempo. Para ello es necesario que se enfoquen en lo importante y no en lo urgente, en aquellas actividades que no pueden ser delegadas y sólo pueden ser ejercidas por ustedes, y que eviten gastar tiempo y energía en actividades operacionales que pueden fácilmente ser delegadas. Hay que aprender a administrar el tiempo para concentrarse solo en los temas claves e importantes del negocio y en detectar las oportunidades que toda crisis suele generar. Seguramente muchos de ustedes pasan demasiado tiempo metidos en la operación del negocio y no tienen tiempo ni disposición para sentarse a evaluar qué oportunidades podrían surgir en el actual contexto y qué hacer de diferente para potenciar el negocio. Conforme a mi experiencia, esa es la principal causa de porque se paralizan los empresarios y se quedan estancados frente a las crisis.
Los dueños son los máximos responsables de que sus empresas perduren en el tiempo, y para ello deben desarrollar la capacidad de proyectar estratégicamente y saber delegar cuestiones operativas en gente capaz, comprometida y profesional. Deben aprender a alejarse de la operación, para poder ocuparse de lo importante. La clave está en tomar conciencia de la importancia que tiene el poder salirse de la operación diaria para concentrarse en el futuro del negocio, en cómo hacer que el negocio sea más rentable y sustentable, y en cómo salir adelante. La fórmula debe ser: los sistemas controlan al negocio, el personal controla los sistemas y el dueño controla al personal. El dueño del negocio necesita aprender cómo administrar su tiempo y cómo posicionarse como tal ante todos.
DIPLOMATURA
Para fortalecer el rol de los dueños de Estaciones de Servicio y ayudarlos a potenciar los resultados de sus estaciones, Jukic adelantó el lanzamiento prontamente en Argentina del programa “DIPLOMADO ActionCOACH para dueños de Estaciones de Servicio”; por lo que invitó a todos los interesados en el mismo y a todos aquellos que quieran realizar alguna consulta sobre cómo implementar estas recetas en sus empresas se contacten a través del siguiente email: sebastianjukic@actioncoach.com [1].